In questa frase è contenuta una delle chiavi di volta della delega efficace, lo strumento che ogni imprenditore dovrebbe essere in grado di maneggiare con agilità.

In tanti anni di consulenza in aziende di diverse dimensioni abbiamo spesso riscontrato che una delle difficoltà più diffuse tra i dirigenti, i manager e gli imprenditori è proprio delegare i compiti al proprio staff di collaboratori in modo da renderli produttivi, soddisfatti e vincenti. Del resto quegli stessi manager che non riuscivano proprio a delegare erano i più stressati, i più affaticati e i meno felici che incontravamo e, pur operando magari in realtà produttive potenzialmente eccellenti, chiunque avrebbe notato che i risultati ottenuti non erano straordinari.

La delega è un pilastro fondamentale per il successo: se un imprenditore, o un dirigente, non la usa molto difficilmente raggiungerà il successo cui aspira.

Uno dei freni mentali più diffusi che impedisce una delega efficace ai livelli di comando è la paura di perdere il controllo distribuendo compiti e mansioni che fino a quel momento si sono gestite in autonomia. Per liberare la mente da questa paura basta tenere presente che esistono solo ed esclusivamente tre cose che un imprenditore non dovrà mai delegare. Queste tre cose, insieme, formano il comando dell’azienda e sono:

  • La Gestione Finanziaria
  • La Strategia
  • La Gestione delle Risorse Umane (in particolare la gestione dei rapporti con le persone chiave dell’azienda)

Come imprenditore, dunque, non dovrai mai, per nessuna ragione perdere il controllo su questi tre aspetti del tuo lavoro.

Ancora: una volta compreso questo principio dovrai iniziare a capire cosa delegare, prima ancora di capire a chi delegarlo. Il consiglio che ti diamo è che le funzioni da delegare immediatamente devono essere quelle che tu già svolgi bene, non quelle che ancora non “maneggi” agilmente. Questo per una ragione molto semplice: per comprendere se le altre persone stanno lavorando bene devi essere tu in grado di saper giudicare la qualità del loro lavoro, quindi devi conoscerlo. Delegare non significa “sbolognare”: significa affidare a persone individuate come capaci compiti e mansioni che siano in grado di svolgere in autonomia.

Potremmo dire che una delega vincente si fonda su alcune regole fondamentali che non si devono mai disattendere:

  1. Prima vinci tu, poi fai vincere gli altri. Non devi mai cercare di delegare qualcosa che nemmeno tu sei riuscito a fare, per di più con un certo successo. Se stai provando a delegare il recupero crediti ad un nuovo collaboratore ma la tua azienda è piena di insoluti non puoi sperare che la persona faccia miracoli. In poche parole prima devi trovare TU il modo vincente, creare delle procedure e poi trasmetterle a chi farà il lavoro.
  1. Abbi chiaro che cosa vuoi delegare.
  1. Cerca una persona cui delegare questa attività.
  1. Scrivi un mansionario dettagliato di ciò che dovresti delegare. Questo mansionario dovrebbe essere comprensibile anche ad una persona nuova che entra oggi nella tua azienda. Dopo che l’hai scritto fallo leggere a qualcuno che non sa niente della tua azienda di modo da assicurarti che sia chiaro e completo.
  1. Stabilisci con il delegato degli obiettivi sfidanti ma realistici che dovrà raggiungere.
  1. Assicurati che a persona che hai scelto per un determinato lavoro abbia le risorse necessarie a svolgerlo o l’autorità per procurarsele. Gli hai fornito, per esempio, l’autonomia di spesa per fare ciò che gli è richiesto, o dovrà venire da te ogni volta che deve spendere 100 euro? Gli hai fornito le risorse umane necessarie o l’autorità di assumerle?
  1. Fai con il tuo delegato dei piani di lavoro settimanali o giornalieri a seconda della complessità del lavoro e dell’esperienza della persona che stai avviando.
  1. Fissa degli incontri a cadenza regolare di modo da vedere come sta procedendo il lavoro della persona cui hai delegato e, qualora tu la vedessi in difficoltà, aiutala reindirizzandola verso l’obiettivo condiviso. Se possibile identifica un indice che potresti usare per monitorare il suo lavoro. Non basare mai le tue valutazioni su dati aleatori. Non andare mai a “sentimento”. Basa sempre le tue valutazioni sui numeri.
    Ad esempio il tuo nuovo responsabile marketing potrebbe essere valutato sul numero di richieste di informazioni da parte di potenziali clienti. I tuoi venditori sul valore dei contratti che hanno fatto firmare. Il tuo responsabile del recupero crediti sui soldi effettivamente recuperati in un determinato arco di tempo (e cerca di raccogliere questi dati almeno una volta al mese per essere aggiornato in tempo più o meno reale e mettere in campo contromisure ad eventuali risultati negativi).
  1. Infine, mettila a lavorare, ma non “starle addosso”, non stressarla, lasciala libera di darti la prova del suo valore senza sottoporla a quotidiani interrogatori.

Valuta infine l’operato del tuo collaboratore e sii pronto a riconoscerne il merito senza per questo sentirti sminuito. Cioè: se sei stato bravo a scegliere la persona alla quella affidare la gestione di qualcosa che avevi sempre fatto tu, ti capiterà anche di dover ammettere che questa è “più brava di te”.
Ciò, se ci pensi bene, produce ottimi risultati da tutti i punti di vista: la tua azienda può contare su una persona di valore, cresce più in fretta e, non da ultimo, dimostra il tuo fiuto nello scoprire i talenti e valorizzarli e, che tu voglia crederlo o no, i tuoi collaboratori te ne saranno infinitamente grati, si daranno da fare per non deludere la tua fiducia e saranno i tuoi instancabili alleati nella lotta per il successo.

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