Time management, l’ottimizzazione del tempo

Time management, l’ottimizzazione del tempo

Gian Luca Agostinelli ci ha spiegato la sua ricetta segreta per ottimizzare il tempo a disposizione!

Grazie alla sua esperienza in azienda ha compreso che un corretto time management è uno degli aspetti più determinanti per ottenere successo.Il tempo non si può gestire, il tempo scorre. Quello che possiamo fare invece è gestire noi stessi, in modo da poter sfruttare al massimo e nel migliore dei modi il tempo che abbiamo a disposizione.

La mancanza di tempo, in realtà è la mancanza di priorità. Se non programmi e non hai ben chiare quali sono le cose che desideri realizzare, non potrai stabilire nemmeno le tue priorità e allora il tempo non sarà mai sufficiente. Secondo la legge di Pareto, pochissime cause determinano la maggior parte degli effetti. Quando si programmano le proprie attività, bisogna sempre tenere a mente questa legge e andare ad agire su quelle cause che determinano gli effetti.

Qualsiasi cosa, quando sono sotto controllo, non determina ansia o stress. Il controllo e la programmazione, permettono di liberare quel flusso creativo che consente all’individuo di esprimersi al meglio. Per avere la situazione sotto controllo, devi programmare attentamente.
In qualità di imprenditore, inoltre, devi sempre tenere a mente che alcune cose che non puoi fare tu, le puoi delegare ad altre persone.

matrice eisenhower

Ovviamente ci sono degli strumenti a nostra disposizione. Il primo è ovviamente l’agenda.

Gian Luca Agostinelli indica sulla propria agenda le azioni da compiere classificandole in 4 categorie:

• T= telefonate
• A= appuntamenti
• F= cose da fare
• D= cose da delegare

Segna le cose da fare e l’orario sull’agenda, indicando anche il tempo che quell’attività richiede per essere eseguito.
Indica poi la lista delle cose da fare, suddiviso per attività e per persone.

Ogni cosa viene organizzata secondo la priorità e l’importanza, ogni giorno, ogni settimana e ogni mese. Ogni mattina i primi 15 minuti guarda l’agenda e le liste, usa un foglio A4 diviso in 4 settori e, utilizzando la matrice di Eisenhower le inserisce su un’area, focalizzandosi solo sulle attività più importanti.
Ogni settimana guarda le liste e aggiunge o cancella delle cose.
Ogni mese aggiorna le liste.

Alcuni consigli pratici per essere più efficienti e ottimizzare il proprio tempo:
– Svegliarsi presto la mattina
– Dieta mediatica. Evitare il più possibile tv, chat e face book
– Se una cosa necessita meno di 2 minuti, falla subito
– La postazione di lavoro deve essere ordinata, in modo da tenere la mente sgombra.
– Crea degli appuntamenti fissi, delle routine (può essere anche bere il caffè assieme ai collaboratori, o attività simili)
– Imparare a dire No.
– Evitare il più possibile le interruzioni.
– Rimanere focalizzati. Meglio 50 minuti focalizzati e 10 di pausa che 60 minuti di casino
– Le email devono essere utilizzate per condividere numeri e tabelle, oltre a confermare un accordo raggiunto. Non devono essere usate per risolvere problemi, acquisire lavoro, chiedere consigli a più persone. Chi è in copia conoscenza nelle email non dovrebbe intervenire e rispondere, è solo a conoscenza di qualcosa. Cancella le email inutili.

Organizza, pianifica e impiega il tuo tempo in cose davvero importanti!

CLICCA QUI PER SCARICARE LE SLIDE DELL’ INTERVENTO: time management presentazione agostinelli rev1

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